Il procedimento di valutazione degli item di una scala può essere espresso mediante un albero decisionale che si sviluppa su 4 livelli: l'accessibilità, la certezza, la presenza e la gravità (Fig. 5.1).

Il primo quesito che il valutatore si pone è se quell'item è o meno accessibile, se dispone cioè delle informazioni necessarie per formulare un giudizio. Se quelle informazioni non sono, per qualsiasi ragione, accessibili, l'item è "non accessibile" e, se la RS lo prevede, deve essere segnato come "non valutabile". Se sono disponibili delle informazioni, è necessario valutare, in primo luogo, il loro grado di affidabilità o di certezza; se il valutatore ritiene che la qualità delle informazioni ottenute è tale da non consentire di stabilire con certezza la presenza o meno del sintomo esplorato, anche quel sintomo sarà "non valutabile". La risposta "non valutabile", quindi, non può e non deve esprimere i dubbi soggettivi del valutatore, ma un giudizio sulla qualità dell'informazione ottenuta dopo aver indagato approfonditamente.

Una volta raggiunta una ragionevole certezza sulla qualità dell'informazione, il valutatore dispone degli elementi necessari per stabilire la presenza o meno di quel sintomo e, se presente, dovrà valutarne la gravità, tenendo conto, come abbiamo detto, dell'interazione fra intensità, durata e frequenza. La graduazione di un sintomo, soprattutto quando l'item corrispondente non è formalizzato, non riporta, cioè, una descrizione della sintomatologia corrispondente ai diversi livelli di gravità, può essere non facile. Può succedere così che un sintomo di notevole gravità ma di breve durata sia giudicato "lieve" ed un altro, di minore gravità ma più persistente, "grave". L'esperienza clinica dovrebbe fare da guida nei casi controversi, ma essendo necessario tendere alla massima standardizzazione, può essere ragionevole suggerire che un sintomo poco marcato ma persistente venga valutato "lieve", uno di maggiore intensità ma non costantemente presente, "moderato" ed uno intenso e spesso presente, "grave".